Создание и ведение баз данных археологических предметов и коллекций. Из опыта ГУП "Наследие" (Ставрополь)

О.Б. Бендюк, А.И. Белов, А.А. Довгалев

ГУП "НАСЛЕДИЕ" Министерства культуры Ставропольского края

 

В соответствии с Положениями "О музейном фонде Российской Федерации" и "О государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации", Федеральным законом "О музейном фонде и музеях в Российской Федерации", Законом Ставропольского края "О музейном деле в Ставропольском крае", письмом Министерства культуры "Об актуальных проблемах сохранения Музейного фонда Российской Федерации", музейные предметы и музейные коллекции, находящиеся в государственных, муниципальных музеях и прочих организациях, подлежат обязательному автоматизированному учету и составлению базы данных.

Исходя из требований вышеперечисленных законодательных актов и ведомственных инструкций по учету и хранению музейных предметов, разработано большое количество различных автоматизированных систем учета данных объектов. Наибольшее распространение на сегодняшний день получили такие автоматизированные системы (АС), как: НИКА-Музей, КАМИС (комплексная автоматизированная музейная информационная система), Музей различных версий (разработана ГИВЦ Министерства культуры России) и др. Данные АС являются комплексными информационно-справочными системами, которые предназначены для решения широкого спектра задач, характерных для деятельности большинства музеев Российской Федерации: одновременного наличия разных собраний и коллекций, разного стандарта описания предметов для различных коллекций, развитой структуры отделов в музеях такого типа, как этнографические, исторические, краеведческие. Большинство федеральных музеев используют наравне с вышеперечисленными АС свои, оригинальные специализированные системы учета, разработанные сторонними организациями.

Однако универсальные автоматизированные системы учета, применяемые в российских музеях, в силу их многофункциональности и громоздкости, широкого диапазона музейной работы в общепринятом смысле, не вполне подходят для археологических коллекций ГУП "Наследие". Информация, вносимая в АС, слишком разнообразна, огромное количество форм-окон, многие из которых обязательны к заполнению, в нашем случае неизбежно будут игнорироваться, так как специфика нашего фонда не только в локальности собрания (предметы археологии), но и в том, что данный вид памятников обладает своим специфическим набором обязательных данных (согласно археологическим методикам), и не предполагает внесения тех параметров, которые имеются в АС. Поэтому возникает необходимость модернизация существующих в АС справочников/классификаторов под конкретные задачи. Это влечет за собой дополнительные обращения в службу технической поддержки и/или прохождение специальных курсов, что в свою очередь требует дополнительных материальных затрат и расширяет временные рамки на подготовку работы АС, даже в тестовом режиме.

Более того, большинство представленных на рынке программных средств для решения широкого круга задач музеев и музейных хранилищ, а также для повышения качества работы требует не только приобретения самой автоматизированной системы (АС), но и дополнительного программного обеспечения (СУБД: MS Access, SQL Server, Oracle), которое порой имеет большую стоимость, чем сама АС, а некоторые и дополнительного оборудования (модернизация или закладка новой сетевой инфраструктуры, сервера "нормальной конфигурации" на базе Win Server, закупка дополнительных высокоскоростных жестких дисков для оперативного резервного копирования и т.д.). Довольно часто подобные системы хранят вводимые данные в малоизвестном (не получившем массового распространения), узкоспециализированном и/или закрытом формате, что не позволяет в должной степени проводить обмен информацией с другими программными средствами без дополнительных подпрограмм чтения и/или конвертирования. Это может затруднить интеграцию данных с различными информационными системами и пространственный анализ находок на базе ГИС-технологий, а также их однозначное редактирование другими средствами, что может повлечь за собой накопление большого числа файл-копий баз данных в общем виде и/или отдельных файлов - таблиц, выборок, запросов.

При внедрении в учетно-фондовую работу ГУП "Наследие" автоматизированной системы учета необходимо было учесть специфику деятельности предприятия, а именно:

- предприятие не является массово-досуговым, в нем сочетается практическая и научно-исследовательская деятельность;

- собрание музейных предметов локальное, состоит из отдельных археологических коллекций, которые используются для научных исследований как специалистами предприятия, так и специалистами со стороны, включая зарубежных коллег; в силу этого целостность коллекций должна быть сохранена;

- наличие постоянной экспозиции, что позволяет применять просветительские формы работы, такие как экскурсионное обслуживание; в то же время, активное движение фондов, а соответственно и сопутствующий этому документооборот,- что является одним из основных видов деятельности музеев (организация сменных экспозиций и передвижных выставок) - отсутствуют;

- возможность интеграции АС по музейным предметам в общую информационно-аналитическую систему предприятия.

Основываясь на вышеизложенном, было принято решение самостоятельно создавать внутриорганизационную базу данных по музейным предметам и музейным коллекциям, находящимся на учете и хранении на предприятии, отвечающую как основным требованиям музейного учета и ведению электронного каталога, так и внутренним потребностям специалистов предприятия.

В период со второго полугодия 2010 г. и в первом квартале 2011 г. специалистами ГУП "Наследие", работающими в структурных подразделениях "Информационные технологии" и "Музей", совместно разрабатывается, внедряется и модернизируется АС с учетом специфики коллекции, а именно - локальным собранием археологических предметов.

Целью данной работы является создание, внедрение и ведение учетной системы музейных предметов и музейных коллекций в электронном виде для археологических предметов локального собрания с интеграцией в информационно-аналитическую систему историко-культурного наследия Ставропольского края (ИАС ИКН СК - данная система разрабатывается ГИС-специалистами предприятия для эффективного управления ресурсами прошлого и формирования единого информационного пространства по объектам наследия прошлого на территории ответственности предприятия).

Разрабатываемую систему было решено назвать по выполняемым ею задачам - "УчетХран". Она должна стать одним из неотъемлемых модулей ИАС ИКН СК, с возможностью автономного функционирования.

Внедрение модуля "УчетХран" в работу "Музея" - структурного подразделения ГУП "Наследие" - позволяет обеспечить автоматизацию принятия решений по ключевым задачам, связанным с постановкой на государственный учет предметов и музейных коллекций. Модуль дает возможность обработки и анализа неструктурированной информации и позволит в дальнейшем осуществлять эффективное управление археологическими предметами и коллекциями, которые находятся на хранении или в научной обработке, в масштабах предприятия.

При создании модуля "УчетХран", за основу была выбрана реляционная локальная система управления базами данных (СУБД) MS Access, позволяющая реализовывать целый ряд задач, связанных с проектированием, редактированием и сопровождением баз данных при реализации проекта. Немаловажным фактором выбора данного программного обеспечения является его универсальность, возможность применять законченные решения и методы для решения широкого круга практических задач по работе с базой данных для постепенного дополнения и модернизации создаваемой персональной системы другими возможностями. Главные достоинства данной СУБД - стабильность работы и достаточно простое и функциональное взаимодействие с имеющимися на предприятии ГИС-программами (ArcView), а также широкие возможности по интеграции СУБД в различные геоинформационные системы.

При необходимости данная СУБД может быть легко подвергнута масштабированию (так как получила широкое развитие в информационных технологиях и является, по сути, одним из стандартов формата баз данных) для дальнейшего эволюционирования на основе SQL Server или иных программных средств, что не будет противоречить принципам универсальности проекта и позволяет привести материалы к единой программно-аппаратной среде формирования и ведения государственного каталога музейного фонда Российской Федерации.

Создаваемый блок "УчетХран" АИС ИКН СК должен обеспечить сотрудникам организации открытый доступ через локальную сеть (LAN) к имеющимся данным, содержащимся в системе, для их совместного анализа.

Локальность создаваемого модуля позволила отработать наиболее важные аспекты по проектированию системы:

- определение объектов (источников данных), которые должны быть включены в модуль;

- выявление связей между объектами;

- определение отношений между таблицами на основе связей между объектами;

- возможность хранения необходимых данных;

- исключение избыточности данных;

- сведение к минимуму числа хранимых таблиц;

- нормализация таблиц для упрощения решения проблем, связанных с обновлением и удалением данных, для обеспечения целостности данных;

- создание специализированных форм для заполнения информацией, что позволит сконцентрировать внимание пользователя на работе с необходимым инструментарием и минимизировать возможные ошибки в ходе работ.

Первоначально независимая работа специалистов над разработкой блока учета-хранения и затем совместная ее корректировка позволили прийти к наиболее оптимальному варианту, устраивающему структурные подразделения.

Структура электронной базы должна учитывать требования Инструкции по учету и хранению, других нормативных документов, регулирующих учет Музейного фонда; и в то же время нельзя утратить сведения, требуемые методиками составления археологических отчетов. Некоторые сведения идентичны в обоих случаях, некоторые (узко археологические) специфичны и отсутствуют в музейном учете. Основные разделы коллекционной описи и археологических отчетов, музейные книги постоянного поступления и инвентарные книги, книги спецучета (без дублирования данных) вошли в систему сводной таблицы базы данных. Таким образом, блок "УчетХран" состоит из объединенных параметров перечисленных документов.

При создании некоторых разделов были употреблены стандартные описания и термины, используемые в археологической практике, а также из стандарта АС КАМИС, НИКА-Музей (разных версий), например: эпоха/период, техника изготовления, материал и т.д. Термины и описания взяты не все и с некоторыми изменениями и дополнениями, которые актуальны для нашего региона, с учетом археологических культур, находящихся на данной территории.

При этом для удобства оперирования имеющимися данными, содержащимися в системе, произведено раздельное хранение самого файла таблиц (DataBase) и данных, хранящихся в отсканированном виде - растровые материалы, представленные изображениями самих предметов и документами их поступлений (актами, протоколами и пр.) с доступом через инструмент горячей связи (Hotlink). Дополнительно в корневом каталоге имеется текстовой файл, в котором хранятся рекомендации заполнения таблиц, практические данные по заполнению (например, путь ввода гиперссылки для изображений), возникающие в ходе работы ошибки, требующие коллегиального решения.

На данный момент структура Базы состоит из 31 раздела. В каждом разделе можно производить изменения с учетом дополнения и расширения типологии данных, добавлять различные классификаторы и справочники. Это позволяет оперативно реагировать на возникающие проблемы и ошибки в ходе заполнения сведений о музейных предметах.

Общая схема Базы Данных представлена графически (рис. 1).

В Базе есть группы разделов, в которых:

А) вносимые сведения будут величинами постоянными (автоматический набор);

Б) возможен выбор одного параметра из нескольких возможных (выбор из множества);

В) уникальные в каждом случае сведения и параметры (набор вручную).

Примеры разделов представлены на рис. 2, 3 и 4.

Группа А самая компактная, содержит сведения о предприятии, его полное название и шифр (аббревиатура); о некоторых спецколлекциях, в частности, о драгметаллах - здесь также присутствуют шифры и номера спецучета. Кроме того здесь формируются уникальные идентификаторы записей (коды). Код представляет из себя поле с неповторимым набором цифр и букв, который однозначно определяет объект базы данных. Он представлен кодом репликации и имеет следующий вид: {520B0514-AFBA-4BA0-B4CA-58A7C38D11B9}. Данное поле генерируется в автоматическом режиме.

Группа Б содержит неизменные сведения о характеристике предметов (материал, техника), исторической эпохе (бронзовый, железный век, сарматская эпоха и пр.), типе памятника (курган, погребение, находка), о сохранности предмета, о местонахождении (фондохранилище, экспозиции и пр.). Данная группа заполняется на основе постоянно корректирующихся справочников-таблиц.

Группа В - наиболее трудоемкая, в ней содержатся именно учетные обозначения (номера и шифры коллекции, предметов), необходимые археологические сведения (год и автор экспедиции, название памятника), название и индивидуальное описание предмета, физические параметры (размеры) и другая информация.

В 2006 г. предприятие получило Свидетельство о включении музейных предметов и музейных коллекций (на тот момент 3 770 единиц хранения) в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации. В связи с этим, ближайшая задача - регистрация предметов в Государственном каталоге. На настоящее время предприятие присоединено к регламенту Удостоверяющего центра ООО "НПК СВК", изготовлены и получены сертификаты ключа подписей пользователей. Параллельно направлен пакет необходимых документов для регистрации коллекций предприятия в Госкаталоге. Структура Государственного каталога предусматривает меньшее количество данных о музейных предметах (некоторые поля, содержащие информацию, объединены или исключены), в связи с чем необходимо провести ряд адаптационных мероприятий по передаче информации в Госкаталог. На основе рекомендаций Концепции формирования и ведения госкаталога Музейного фонда Российской Федерации блок "УчетХран" АИС ИКН СК должен быть приведен в соответствие со стандартами описания, нормативными словарями и классификаторами, разработанными в Концепции.

Параллельно ведутся работы по созданию модуля-конвертора, который позволил бы автоматизировать процесс создания структурированных файлов в формате XML для передачи и внесения данных в Госкаталог.

В будущем планируется провести модернизацию блока "УчетХран" АИС ИКН СК для обеспечения доступа к базе данных на основе Web-интерфейса, через внутреннюю сеть предприятия на основе унифицированного интерфейса, что даст возможность пользователям просматривать и одновременно заполнять сведения о найденных при охранно-спасательных работах находках непосредственно на своих рабочих местах, без привлечения дополнительного программного обеспечения. А работа с беспроводными устройствами по технологии Wi-Fi даст возможность работникам структурного подразделения "Музей" вносить информацию о музейных предметах и коллекциях непосредственно на местах с применением планшетных персональных устройств: при приеме коллекций (в помещениях обработки коллекций); при профилактических осмотрах и сверке наличия музейных предметов и коллекций в фондохранилище и экспозиционном зале.